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        • 出版行業檔案信息化解決方案

        隨著社會的現代發展,檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求,是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇,近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設,力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類管理的方方面面,在各縣管理活動中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件,如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

        新時期要充分發揮檔案在出版工作中的作用 ,出版行業檔案是國家檔案的主要組成部分。在檔案管理中要注意廣泛積累資料 ,管理要科學化理代化 ,要有效地利用這些檔案為文化建設服務。

        出版行業要正確認識檔案數字化管理模式,加強數字化管理建設,完善檔案管理系統,減少數據不兼容問題做好圖書檔案數字化管理信息的安全性防范工作,不斷提升檔案管理人員的綜合素質,主動適應市場形勢的更新變化,保證出版行業的健康可持續發展。

        • 完善出版行業圖書檔案信息化管理的對策

        (1)增強圖書檔案數字化管理意識出版行業要想跟上時代發展的步伐,必須加強圖書檔案管理人員的數字化管理意識,從根本上轉變觀念,徹底打破傳統陳舊觀念的束縛,合理分配有限的資源,減少共同管理紙質檔案和數字化檔案產生的資源浪費。圖書檔案管理人員要深入了解數字信息檔案的分類、存儲、檢索的特點,利用好豐富的數據信息資源,降低人力、物力資源成本,充分發揮圖書檔案數字化管理的優勢。

        (2)加強圖書檔案數字化管理系統的建設加強圖書檔案數字化管理系統的建設具體包括圖書信息數據庫建設、檔案數字化網絡建設等。出版行業應加大對圖書檔案數字化管理系統建設的資金投入,做好整體規劃,不斷規范圖書檔案數字化管理程序,為圖書檔案數字化管理配置必備的軟硬件設備,提高出版社整體經濟效益。出版行業圖書信息數據庫的建設是一項龐大的工程,需要經過一個循序漸進的過程。出版行業要不斷地完善數據庫信息,豐富數據庫內容,加快圖書檔案數字化網絡的建設,利用計算機網絡通訊技術組建數字化網絡系統,實現圖書信息資源共享,為圖書檔案使用者提供便利的條件。

        (3)完善出版行業檔案管理系統,減少數據不兼容問題建立多功能開放的自動化管理系統,同時包括數字化檔案管理系統和其他辦公自動化系統,通過計算機網絡建立數據庫共享系統,借助特定的數據接口和外部網絡鏈接實現信息轉換,從而提高圖書檔案管理人員的工作效率。

        (4)加強圖書檔案數字化管理信息的安全性網絡的存在必然會對圖書檔案數字化管理信息安全產生威脅,為了保障圖書檔案信息的安全,出版行業要做好檔案信息的保密和殺毒工作,實行規范的圖書檔案管理制度和運用科學的技術,延長存儲時間,提高信息存儲質量,定期清查丟失的圖書檔案,及時追查相關責任人,做好圖書檔案的保密工作。對檔案管理軟件進行權限設置、密碼設置、殺毒設置及多層結構關卡設置,定期對軟件進行數據信息拷貝、系統維護、升級改造,杜絕不法人員非法訪問、篡改、盜取圖書信息等現象的發生,有效建立圖書檔案信息安全的保障體系。

        (5)培養高素質的圖書檔案數字化管理人才信息化的發展對圖書檔案數字化管理人員提出了新的要求,出版行業要培養高素質的人才隊伍,定期對他們進行檔案數字化管理相關理論知識的培訓,培養他們的計算機應用操作能力,讓他們能熟練地使用圖書管理軟件,有效地對圖書電子檔案進行管理。要增強檔案管理人員的知識技能,提高他們的專業綜合素質。圖書檔案管理工作是一項知識密集型工作,要求檔案管理人員具備很強的分析判斷能力,熟悉網絡市場環境的規律和趨勢,能根據圖書市場及出版行業的發展狀況,有預見性地判斷未來圖書出版行業的整體發展趨勢,并及時、合理地對圖書檔案管理戰略進行調整,提高檔案數字化管理的效率。

         

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