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        檔案管理咨詢

        擁有一支來自高校、政府機關、企事業單位檔案部門的專家團隊。

        我們多年在檔案信息化服務工作中,不斷學習、創新、實踐,在項目的需要與業務的開展中結識了很多檔案方面的專家、學者與檔案管理人員。他們在檔案工作崗位上工作了十幾年、幾十年,寫作并參與了很多高度被引用、高利用率的檔案學術論文、檔案管理學圖書、檔案行業標準,他們將工作實踐與理論體系相結合,為檔案行業與檔案學界做出了突出貢獻。他們有的來自政府機關、企事業單位的檔案管理部門,有的來自于高校檔案館、檔案院系。為了更好地服務檔案行業,我們組建了一支專業的檔案專家隊伍,結合了理論界與實踐界的精英力量,為大量客戶提供了合法合規、科學先進、可落地的檔案管理方案。

        2.1檔案部門組織的建設

        (1)單位指定分管檔案的領導,明文規定領導分管檔案工作的職責范圍,分管領導的績效與檔案工作掛鉤。

        (2)設立獨立的檔案職能部門,并將檔案工作納入單位的發展規劃和年度計劃;每年批復專項的檔案管理經費。

        (3)檔案部門設立專業專職工作人員,專職人員必須具備專業的從行資格,考取行業相應的職業證書和培訓證書,其他各部門須專門指定一名檔案兼職工作人員負責日常與檔案部門工作的對接,針對交接符合歸檔文件的雙方簽字。

        (4)所有檔案材料要統一歸口檔案部門管理,任何部門和個人無權獨立保管。

        (5)從分管領導到檔案部門負責人再到各部門兼職檔案管理員,各級檔案管理者職責具體說明,分工明確。

        2.2檔案各項制度建設

        (1)制定出單位《檔案分類方案》,各部門結合自身的職能需求,充分理解自身部門的歸檔內容;檔案部門制定相應的收集辦法和接收要求。

        (2)檔案部門參照國家和上級單位檔案工作規定,制定本單位《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

        (3)單位各部門實施將檔案管理工作與工資、獎金掛鉤的處罰措施,做到即時歸檔,不產生文件積壓。

        (4)制定檔案的整理、安全保密、借閱、統計、庫房管理、鑒定銷毀等相關工作制度。

        (5)檔案工作納入單位領導議事日程、規章制度、各部門經濟問責制。

        2.3檔案業務工作的建設

        (1)檔案收集范圍:文書、科技、會計、人事、聲像、實物等。

        (2)各類檔案的質量符合歸檔條件,內容準確、簽字蓋章齊全。

        (3)紙質檔案和電子檔案的目錄完整,各類別檔案整理有序、方法統一。

        (4)案卷、卷皮、卷內、備考表等信息填寫準確,表格式樣規格符合標準要求。

        (5)印制相應的檔案借閱登記薄、檔案利用和反饋登記表,制作移交清冊、統計報表、銷毀登記冊。

        (6)各部門檔案文件與項目進度同步進行,收集與整理歸檔要求同步,紙質檔案成品上架與數字化成果同步開展。

        (7)檔案部門指定時間定期對各部門的檔案工作進行業務指導和抽查檢驗。

        (8)單位定期申請上級單位的檔案部門專業人員來指導工作,學習新規新策。

        (9)檔案庫房不準存放任何與檔案工作無關的物品。

        (10)單位成立檔案鑒定小組,針對保管到期檔案記錄在案后完成鑒定銷毀工作,銷毀材料全體小組成員簽字確認。

        2.4檔案信息化建設

        (1)檔案信息化設備:專用計算機、服務器、掃描儀、專業的檔案管理軟件。

        (2)檔案信息化與單位OA平臺實施對接,實現檔案資源在權限分級范圍網絡共享。

        (3)紙質檔案實現全文數字化入庫,建立全文檢索和目錄檢索;網絡電子數據定期備份。

        (4)建立完善的安全保密制度,確保電子檔案信息安全性。

        2.5檔案部門設施設備建設

        (1)檔案庫房、閱覽室、辦公室最基本達到兩室分開,并且檔案庫房要預留充足的存放空間,預留一般不低于10年存放量。

        (2)檔案庫房要采取8防措施,定期檢查消防系統和溫濕測量設備。

        (3)檔案部門必備設施設備:密集架(柜)、打印機、復印機、掃描儀、溫濕度計、空調、加(除)濕器、消毒柜等。

        (4)檔案部門其他設施和相關耗材:檔案盒、卷皮、裝訂機、裝訂線、檔號章(文書和科技)、打碼器、涂改液、膠水等。

        2.6檔案編研、宣傳與培訓工作

        (1)檔案部門每年最少完成1個編研項目(文件匯編、檔案資料編輯出版、組織行業相關研討會等)。

        (2)每年安排組織1次以上檔案部門工作人員參加系統內的專門檔案崗位技能培訓和學習,安排會議宣傳系統內檔案工作的新規新策,為日常檔案工作奠定牢固基礎。

        (3)單位定期培訓和考核各部門檔案管理人員的業務水平并與個人經濟利益掛鉤或納入個人提干(升遷)、競崗考核專項。

        2.7檔案管理咨詢與檔案整理數字化服務說明表

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