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        電子檔案管理系統

        l 支持國標檔案局頒布的各項業務、技術和管理標準

        l 支持預歸檔集中管理模式

        各二級單位獨立組卷后再向上級單位進行檔案內部移交,管理員在接收時,進行審核,支持自動審核和手工審核二種方式,不合格數據可駁回移交單位。

        建立所有分支機構跨區域的集中檔案數據中心;管理上實現在線指導、在線移交、審核接收等統一的檔案管理模式。

        由總部指定下屬分公司的二級管理員,由二級管理員建立本單位所屬部門及用戶,并分配權限。既實現總部的統一管理,又便于二級單位自主實現檔案的內部管理。

        l 采用三權分立管理體系

        系統基于三員管理建立了完善的安全體系模型,將系統的核心權限分別授予系統管理員,安全管理員,審計管理員。任意一類管理員只擁有部分系統的權限,完成一次完整的授權操作需要系統管理員和安全管理員配合,同時審計管理員對結果進行審計。通過頂級權限的分散,三員用戶之間相互制約,最終達到降低系統的泄密風險,提升系統數據安全的目的。

        l 多種人性化提醒功能

        文件分發時對分發人的提醒,可以實現同時提醒多個相關人員;對管理員進行到期檔案的提醒;審批流程中對審批人及申請人的相關提醒。

        l 提供全流程功能導航、借閱向導式操作批指引等易用性功能

        全流程功能導航圖,就是系統所有模塊及功能的功能地圖,將系統的所有功能列在圖示界面,方便用戶通過導航圖進入具體的功能;

        檔案借閱向導式操作指引,便于檔案利用人的借閱操作。

        列表界面設置時,可直接帶數據進行瀏覽,方便易用;

        用戶權限設置時,右邊直接列出用戶擁有的權限,界面直觀,方便易用;

        全中文操作界面,用戶界面功能清晰,不同模塊的相同操作,操作方法保持一致,方便易用。

        l 項目三層架構管理

        項目檔案分文書檔案、科研檔案、會計檔案等不同的類別,所有目類的檔案都按項目、案卷、卷內三層架構進行管理。

        l 系統提供強大的數據、功能、原文操作日志功能

        系統提供數據的增刪改的數據操作日志;提供組卷、打印、鑒定、統計等業務功能的操作日志;提供原文的上傳、下載、刪除等原文操作日志。

        l 靈活的自定義功能,滿足管理及行業的個性化需求

        支持新建檔案門類,并可選擇繼承現在的任何門類;用戶可以利用現有的模板進行修改便可以實現個性化的檔案類別定制。

        為方便檔案的著錄、整理,可通過設置字段屬性,自定義數據生成規則;在數據錄入時,自動生成的數據,大大簡化了著錄和整理工作。

        支持不同全宗定義不同的輔助字典。通過下拉菜單選擇的錄入項的內容在輔助字典模塊進行定義,可方便著錄。

        定義銷毀鑒定、開放鑒定、電子文件借閱、實體文件借閱、文件處理等審批工作流;

        定義列表瀏覽界面;定義錄入卡片界面。

        l 多種檢索途徑,確保查全率和查準率

        系統提供多種檢索途徑,確保所需數據的全面性和準確性。提供全文內容多關鍵詞檢索、電子原文名檢索;條目數據支持門類檢索、多表多字段一鍵式檢索;精確檢索、模糊檢索、進階檢索。

        l 實體及電子檔案借閱利用功能

        用戶需要查詢不公開或是沒有權限的檔案,需要向該單位管理員申請,進行利用審批;系統采用工作流方式處理實體及電子檔案借閱審批的過程,提供借出及歸還檔案登記,提供到期未歸還檔案的催還及歸還提醒設置;提供網上申請、審批、通知等功能。

        l 分布式系統支持

        通過分布式系統的支持,系統的數據負載能力大幅度提升。

        當信息數量超過一臺計算機的負載能力,而無法達到要求的效率,或是系統需要承受更大的訪問壓力時,分布式系系統無疑是最好的解決方案。

        l 全業務過程嚴格把控

        上傳歸檔,由檔案管理員審批后才可以入庫到指定目錄。分成電子借閱和紙質借閱。提交借閱表單后,審批通過才可以查看或下載。檔案過期失效,檔案管理員需要對檔案做鑒定處理。對于鑒定結果為銷毀的檔案,進行銷毀操作并記錄銷毀的原因。

        l 數據安全備份

        檔案資料的存儲還原備份 文件直接存放在文件系統中,提供數據的自動備份:每日每周定期備份,也可手動備份,增量備份,另外,也可以精確選擇時間手動還原。

        l 可還原的數據回收站

        傳統的信息系統,進行數據刪除后,即進行了物理刪除,并且不可還原或者還原的代價較大。智慧檔案平臺打造了數據的安全屏障,通過數據回收站機制,所有刪除的數據首先進入回收站,在回收站中可以進行一鍵式的還原操作,保障數據的安全。同時支持對于確實無用的數據,可以進行永久性清除。有效的保障了誤操作,誤刪除對數據帶來永久性損害。

        l 電子文件掃描處理上傳掛接工具包

        每年的固定時間,將實體檔案進行信息化是檔案管理的必要工作。不同于單個掃描,批量掃描有數據量大的明顯特征。為了保障檔案管理部門方便的開展檔案信息化工作,平臺提供了批量上傳,批量掛接等配套的工具包,幫助檔案管理部門快速有效的開展實體檔案信息化工作。

        l 提供豐富的統計圖表

        系統提供按全宗、保管期限、歸檔年度、實體分類、密級、部門等條件進行分類統計,并提供利用借閱的統計。

        提供各種統計報表,方便對檔案管理工作的監控、評估和管理。檔案統計完整化、規范化、標準化、科學化,適應對檔案統計的不同需求。一鍵式生成數據統計報表,節省了大量人工運算的時間,并保障了數據精準度。


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