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        什么是檔案數字化?

        什么是檔案數字化?

        一、檔案如何數字化?

        檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫、多媒體、存儲等技術的發展而形成的一種新的檔案信息形態,它把各種載體的檔案資源轉換為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡形式互相連接,以計算機系統進行管理,形成有序的檔案信息庫。

        二、基本檔案數字化流程。

        1、翻卷。

        經核查,雙方簽署檔案移交登記簿(移交登記簿一式二份)

        2、提前把卷子整理好。

        核對各卷是否有缺頁、多頁、重號、破損情況,如實填寫核卷單,并與甲方指定項目負責人核對簽名確認后,方可進行拆卷加工。

        3、雙機同錄。

        同卷一卷,兩人同時錄入,雙機同錄大大提高了著錄的準確性。

        4、離開目錄。

        印刷品目錄:卷內文件目錄。

        5、卷皮脫落。

        印制卷材:使用一臺專用皮卷打印機。

        6、掃描。

        用300dpiTIFF掃描文件,每個文件按001,002…命名次序,圖像清晰,無黑邊、白邊、歪斜。

        7、做消藍處理。

        掃描圖像處理:淡藍色。

        8、圖像處理。

        相片處理:去除污漬,裁剪亮度對比度。

        9、掛接。

        將掃描過的圖片掛入相應的檔案條目。

        10、檢查。

        檢測員首先填寫內部質檢交接單,并核對收到的全部模塊的圖片和內容。

        11.信息獲取。

        工藝數據由工程技術人員審核,并注入相應的庫房。

        12、定稿。

        按照檔案管理規范整理、裝訂加工完成的文件。

        13、還卷。

        顧客審核確認后,將加工好的文件交給客戶,并由客戶在檔案轉移登記簿上登記簽名。

        檔案數字化的優點和作用;

        1、確保傳統載體檔案的安全性,減少檔案的各種人為或自然損壞、檔案安全系數;

        2、實現了檔案管理的信息化、自動化;

        3、通過網絡傳輸,實現檔案信息的遠程利用、使用方便、多人異地同時利用;同時,通過大數據技術,可充分、全面、跨層次、跨部門集成和自動檢索;

        4、節約檔案室(室)的日常工作,使工作人員從繁重復雜的勞動中解放出來;

        5、是檔案館(室)與社會其他部門對接的需要。由于OA、信息傳輸網絡的日益普及,社會許多部門實現了無紙化辦公和信息網絡傳輸。傳統載體檔案不能數字化,無法與其他單位對接,無法融入社會。


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