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        檔案室檔案掃描幾點要素

        檔案室檔案掃描幾點要素

        數字化檔案室的建立,促使檔案管理向數字化、檔案管理由人工管理向計算機管理轉變。隨著信息化建設的逐步推進,掃描工作成為檔案室的常態。怎樣有效地規避掃描過程中出現的各種問題,更好地利用掃描結果,有效保護原始檔案,已經成為基層檔案工作者必須面對和解決的問題。

        掃描前做好準備工作。

        (一)數字化掃描規劃總體任務,做好藏室檔案數字化掃描,一是掃描等相關工作的統籌規劃。一是做好進館檔案掃描工作分工。作為檔案轉交單位,為了方便自己的工作任務,應明確室藏檔案是由檔案單位掃描還是到縣檔案館掃描。

        (二)整理掃描文件所需要的順序。

        計算機軟硬件設備數字化的前提是做好數字化掃描軟硬件設備的配置,良好的配置能大大提高掃描工作的效率。特別要做到以下三點:一是要配置專用計算機、軟件、光碟刻錄機、高速掃描儀等硬件設備和專用的文件管理軟件系統。二是要配備具有檔案專業知識并熟練掌握現代化辦公設備的人員,負責本單位檔案的數字化處理。

        (三)規范相關的操作流程和標準,建立完善的數字化檔案室管理系統,并規范相關的操作流程和標準,以方便掃描人員進行具體操作。制訂檢驗標準要做到“三個明確”,一是明確掃描各環節的職責,二是明確掃描工作的具體操作流程,確保環環銜接;三是明確掃描數據質量標準的統一,按有關規范建立目錄建庫、掃描數據參數、圖像處理存儲、驗收掛接、移交備份等內容。

        二、掃描作業注意事項。

        (一)重視安全管理。強化對檔案人員的保密和業務培訓,簽訂保密協議,提高掃描數據的保密性和安全性;同時,要做好掃描數據的備份和安全管理,防止數據丟失和泄漏。(二)加強質量控制。一要做好掃描資料的完整性審查,做到隨時檢查和定期抽查相結合;二是對數據信息進行質量控制,及時做好圖像處理,區別對待“噪點”,盡可能保留檔案原始性標記。㈢保障措施的執行。首先,合理確定掃描工作量,既考慮到掃描工作的進度要求,又兼顧掃描人員的技術熟練程度;其次要盡早介入相關職業病防護;


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