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        檔案掃描的硬件設備的配置問題

        檔案掃描的硬件設備的配置問題

        文件掃描不需要基礎工程,軟硬件配置是基礎,良好的配置可以提高掃描工作的效率。一是設備配置效費比問題。

        但是掃描作業對設備的性能要求太單一,配置過高會造成資源浪費,應根據工作實際需要,合理配置,提高設備性價比,為單位節省資金。其次,易于使用,易于使用。文檔掃描軟件應充分考慮檔案部門大部分人員的接受能力。在軟件實用性的基礎上,考慮到軟件的可操作性和便利性,一般選用封裝性好的軟件產品。

        如果軟件操作過于復雜,必然會受到抵制,降低工作效率,就必須在軟件的可操作性、便捷性與實用性之間尋求一個平衡點。第三,設備配置要考慮發展因素,保證現階段的配置能滿足未來特定時期的使用要求,避免因設備不能滿足發展需要而提前更換。

        檔案掃描前必要的頂層設計

        在掃描儀啟動之前,首先要做的是頂層設計,也就是要對掃描器進行合理的掃描,以確保掃描器的正常有序。

        1、協調好檔案管理部門和檔案掃描的分工。為了便于各單位更好地安排自己的工作任務,需要明確檔案是由檔案單位掃描還是通過檔案掃描。

        2、統籌好檔案部門一年內查核工作量和其他工作之間的關系。掃描設備是一種常規工作,應對現有的工作量進行綜合分析,合理制定工作計劃。過多的工作量,必然會導致“趕工”現象,使得掃描質量下降,同時也影響和干擾了正常的辦公室秩序;如工作量設定太少,文件掃描速度跟不上檔案移交的速度,就會導致檔案積壓,同時也會影響檔案的及時有效使用。

        3、整理好文件間的掃描順序關系。掃描時,應根據對檔案利用的緊急程度,要求高的文件優先進行掃描。


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