任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數量的紙質檔案，將這些紙質檔案數字化，有利于管理與利用。
1. 創建檔案管理分類架構一般分為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等，可根據用戶自身管理需要，進行更詳細的檔案分類理。
2. 取卷：
從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：準確記錄所取案卷的物理存放位置。依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
3. 拆卷：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。保持案卷的清潔。拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。為了方便掃描及時與掃描人員溝通。注明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規處理。
4. 錄入卷內文件信息
一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。
如果系統中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。
5. 檔案掃描
按照檔案局《紙質檔案數字化規范》（DAT31-2017）等的要求，結合用戶實際需求和相關要求掃描。http://www.2beo.com/product/producta?cat_id=133掃描人員按照《掃描與處理工作說明書》的要求，填寫移交清單（此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫）并簽字領取后進行紙件掃描。掃描圖像使用先進的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據原稿質量，對系統進行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能確保在掃描圖像質量清晰的情況下，使原件完好無損。
6．圖像處理
利用檔案數字化加工工廠采用自動化處理和人工處理相結合的方式，確保圖像質量的完美。通過校對系統對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點、校驗。在校對時發現不合格圖像及時返回前一工序進行改正。
7. 掃描時的注意事項如下：
根據需要設置掃描文件的格式和分辨率可對各種常用格式的數字化文件進行管理。對于封面、內頁、手寫訴狀或是發票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。根據規則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（圖片管理器掃描時，將自動上傳）。
將掃描頁數和拆卷人所注明的頁數核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。
