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        10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》全文及釋義


        國家檔案局 令 第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(以下簡稱《規定》)自2013年2月1日起施行。編輯整理了《規定》正文內容各條文釋義,僅供大家參考學習,有任何問題敬請留言。

        第一條

        為便于企業正確界定文件材料歸檔范圍,準確劃分檔案保管期限,促進企業依法經營和規范管理,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》,制定本規定。

        本條主要是明確《規定》制定的目的和法律依據。

        《檔案法實施辦法》明確對國家和社會有保存價值的檔案屬于國家所有的,由國家檔案局會同國家有關部門確定具體的范圍。

        《規定》對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制定工作進行詳細的規范,制定這樣一個規章的最終目的就是為了企業在檔案工作中正確界定文件材料的范圍,準確劃分檔案保管期限。

        將制定10號令的目的定位為上述內容是有其根據的。盡管企業檔案工作很早就成為企業基礎管理的一部分,企業檔案的作用也為大家所知,但在文件材料歸檔范圍的界定和檔案保管期限的劃分上一直存在著粗放和理念滯后的問題。

        表現為歸檔范圍沒有隨著企業活動重點的變化而變化,許多新產生的文件材料沒能納入歸檔范圍,文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表述過于概括。在保管期限的劃分方面,重管理輕業務;在劃分方法上檔案部門要么大包大攬,要么聽由業務部門自主劃定,其最終結果是檔案資源結構不合理,檔案資源難以發揮應有的作用。

        正是為了改變上述狀況,國家檔案局根據近年檔案工作發展的需要,并參照8號令,制定出了《規定》。

        在《規定》制定的依據方面則是高于國家檔案局令的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》,其他低于國家檔案局令的規章制度、標準規范都不能作為制定的依據,但可以是其制定過程中的參考,其中就包《企業檔案工作規范》。

        第二條

        本規定所指的企業文件材料是指企業在研發、生產、服務、經營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。

        本條文對企業文件材料進行了定義。在這個定義中要注意其外延的廣泛性。

        一是企業活動過程外延。即企業文件來源于企業的所有活動過程,這個過程主要包括的是企業圍繞產品或服務開展的研發、生產、服務、經營和管理等日?;顒?,但企業文件材料還形成于企業本身的演化過程活動,其中就包括企業自身的設立、分立、合并、解散等過程。

        二是企業文件材料內容外延。包括文書、科技、生產、管理、專項業務,以及二維、三維、多媒體等各類內容的記錄。

        三是載體外延。即企業文件材料的載體形式包括所有的形式,文字、圖表、聲像、電子、實物等,不論何種載體,凡帶有記錄的性質均屬文件材料的范疇。

        第三條

        各級檔案行政管理部門依照企業資產關系分別負責對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作進行業務指導和監督。

        本條款規定了企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作中的業務指導和監督權限,權限劃分的范圍是資產關系。由于企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作是一項與企業產品和業務高度相關的專業性很強的工作,所以業務指導和監督應按照資產關系和專業活動來進行。

        中央級企業(包括中央企業、中央金融企業、中央文化企業等)負責監督指導下屬企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作。地方國有企業同樣應負責監督指導下屬企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作。

        第四條

        企業文件材料歸檔范圍是:

         

        (一)反映本企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的,對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料;

        (二)本企業在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件材料;

        (三)本企業需要貫徹執行的有關機關和上級單位的文件材料,非隸屬關系單位發來的需要執行或查考的文件材料;社會中介機構出具的與本企業有關的文件材料;所屬和控股企業報送的重要文件材料;

        (四)有關法律法規規定應歸檔保存的文件材料和其他對本企業各項活動具有查考價值的文件材料。

        本條是《規定》的重點內容之一。列出了企業文件材料的歸檔范圍,各要點之間基本按照文件材料的來源和價值來安排的。第(一)、(二)點規定了本企業形成文件材料,第(三)點是指企業外部發來的文件材料,第(四)點是指其他來源的文件材料。

        以上四款是原則規定,既是企業判斷文件材料是否需要歸檔的價值標準,同時又賦予了企業編制本企業文件材料歸檔范圍的自主性和靈活性,各企業應從實際出發,根據本企業的職能活動,合理界定文件材料的歸檔范圍。

        第五條

        企業下列文件材料可不歸檔:

        (一)有關機關和上級主管單位制發的普發性不需本企業辦理的文件材料,任免、獎懲非本企業工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;

        (二)本企業文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務性、臨時性文件,未經會議討論、未經領導審閱和簽發的文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿,無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性來信、來電記錄,企業內部互相抄送的文件材料,本企業負責人兼任外單位職務形成的與本企業無關的文件材料,有關工作參考的文件材料;

        (三)非隸屬關系單位發來的不需貫徹執行和無參考價值的文件材料;

        (四)所屬和控股企業報送的供參閱的一般性簡報、情況反映,其他社會組織抄送不需本企業辦理的文件材料;

        (五)其他不需歸檔的文件材料。

        本條規定了企業文件材料的不歸檔范圍。本條款表述是可選意思,即上述文件材料只是可不歸檔,不是絕對的不能歸檔,如本企業認為上述文件材料有需歸檔的也可以列入歸檔范圍,因此,只是將這些文件材料成分列出,供制定本企業的有關規定或界定歸檔范圍時參考。

        第六條

        凡屬企業歸檔范圍的文件材料,必須按有關規定向本企業檔案部門移交,實行集中統一管理,任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

        本條對文件材料的管理方式做出規定,即文件材料必須向檔案部門移交,實行集中統一歸檔,除有其他規定的情形外,文件材料不得由個人保管而拒絕歸檔。此條文依據《檔案法》,強調集中統一管理。

        第七條

        企業檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。

        本條對企業檔案保管期限的設置進行重新規范。將原企業檔案保管期限由永久、長期、短期三分法改為兩分法即永久、定期,定期實行標時制,即30年、10年,這是企業檔案價值鑒定的重大改革,同時與機關檔案價值鑒定方法保持一致。標時制有利于優化企業檔案資源結構,加快剔除無利用價值檔案的頻率,減少保管檔案的壓力。標時制在理念上不同于原來的三分法。

        第八條

        永久保管的企業管理類檔案主要包括:

        (一)本企業設立、合并、分立、改制、上市、解散、破產或其他變動過程中形成的文件材料,本企業董事會、監事會、股東會的構成、變更、召開會議、履行職責和維護權益的文件材料;

        (二)本企業資產和產權登記、評估與證明文件材料,資產和產權轉讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護等憑證性文件材料,對外投資文件材料;本企業資本金核算、確認、劃轉、變更等文件材料,企業融資文件材料;

        (三)本企業關于重要問題向有關機關和上級主管單位的請示、報告、報表及其復函、批復,有關機關和上級單位制發的需本企業辦理的重要文件材料,行業協會、中介機構等對本企業做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等重要文件材料,本企業與其他組織和個人形成的重要合同、協議及補充協議等文件材料;

        (四)本企業發展規劃、戰略決策、重大改革、年度計劃和總結文件材料,內部管理制度、規定、辦法等文件材料;

        (五)本企業機構演變,人力資源管理的重要文件材料;本企業涉及職工權益的其他重要文件材料;企業文化建設文件材料;

        (六)本企業經營管理工作的重要文件材料;

        (七)本企業生產技術管理工作的重要文件材料;

        (八)本企業行政管理工作的重要文件材料;

        (九)本企業黨群工作的重要文件材料;

        (十)新聞媒體對本企業重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道;

        (十一)有關機關和上級主管單位領導、社會知名人士等重要來賓到本企業檢查、視察、調研、參觀時的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業工作匯報等重要文件材料;本企業參與國家和社會重大活動的重要文件材料,本企業職工參加省級以上黨、團、工會、人大、政協等代表大會形成的重要文件材料;

        (十二)本企業直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業和機構報送的關于重要問題的報告、請示和批復等文件材料。

        本條界定了永久保管的管理類檔案的文件材料歸檔范圍,是《規定》的重點內容。在邏輯順序上基本上以企業活動并結合來源順序進行表述,其中對與人和與資產產權活動有關的文件材料作了重點和更細的規定,體現了《規定》以人為本和突出企業獨立法人資格的思想。同時遵循將重要文件材料列入永久檔案歸檔的思想與原則。

        永久檔案把握的重點,首先是以“我”為主,自己產生的獨有的帶有憑證、依據性的文件;其次是外來文件中需要執行和依據性的重要文件。

        第九條

        定期保管的企業管理類檔案主要包括:

        (一)本企業資本金管理、資產管理的一般性文件材料,本企業涉及職工權益的一般性文件材料;

        (二)本企業部門工作或專項工作規劃,半年、季度、月份計劃與總結等文件材料;

        (三)本企業召開會議、舉辦活動的一般性文件材料,發布的一般性公告;

        (四)本企業經營管理工作的一般性文件材料;

        (五)本企業生產技術管理工作的一般性文件材料;

        (六)本企業行政管理工作的一般性文件材料;

        (七)本企業黨群工作的一般性文件材料;

        (八)本企業關于一般性問題向有關機關和上級主管單位的請示、報告、報表及有關機關和上級主管單位的復函、批復,有關機關和上級主管單位、行業協會制發的需本企業貫徹執行的一般性文件材料和對本企業出具的一般性證明文件,本企業與其他單位和個人形成的一般性合同、協議文件材料;

        (九)直屬單位、所屬和控股企業一般性問題的請示、報告、來函與本企業的批復、復函等文件材料;

        (十)本企業參與國家和社會活動的一般性文件材料,本企業職工參加省以上黨、團、工會、人大、政協等代表大會形成的一般性文件材料;本企業接待重要來賓的工作計劃、方案等一般性文件材料。

        本條界定了定期保管的管理類檔案的文件材料范圍,也是《規定》的重點內容。以企業活動并結合來源為邏輯順序進行敘述,其中對與人和與資產產權活動有關的文件材料基本沒列入定期保管,體現了本《規定》以人為本和突出企業獨立法人資格的思想。列入定期保管期限的文件材料基本以企業活動中形成的一般性文件材料為主。

        定期檔案更多的是過程性、說明性的文件材料。

        第十條

         

        企業經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案保管期限見附件。

        本條規定了管理類檔案保管期限的劃分方案,引出了附表。本條首次使用“管理類檔案” 一詞。關于“管理類檔案”的含義,可參照問題解答。

        第十一條

        本規定的管理類檔案保管期限為最低期限,各企業在具體劃分時可選擇高于本規定的期限。

        本條對檔案保管期限的靈活處置原則進行了規定,是對第六條的補充。即企業在劃分檔案保管期限時可不限于永久、30年、10年三個時間期限,可設置40年、20年、25年等時間期限,但都不得低于《規定》確定的期限,如應劃為永久的檔案不得定為50年,應劃入30年的檔案不得劃為低于30年保管期限,但可以劃為35年或40年。

        第十二條

        企業產品生產和服務業務、科研開發、基本建設、設備儀器、會計、干部與職工人事等文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關規定、標準,結合企業實際執行。

        本條規定了除管理類檔案外的企業其他各類檔案的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制要求。盡管《規定》管理的范圍是企業所有文件材料歸檔范圍和檔案保管期限,但由于企業產品和服務千差萬別,文件材料的歸檔范圍也是千差萬別,因此,無法制定出比較統一的參考表。各企業在制定產品生產和服務業務的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時要按國家有關規定、標準,結合企業實際情況執行。

        科研開發、基本建設、設備儀器、會計、干部與職工人事等文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表,國家已有辦法、標準和規范,各企業可直接引用和參照,參考依據分別為:基本建設、設備儀器依據《企業檔案工作規范》和《建設項目檔案管理規范》(DA/T28—2018),會計檔案依據《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號),職工人事檔案依據《企業職工檔案管理工作規定》(勞力字〔1992〕33號)。

        本條款也更加明示了《規定》條款的覆蓋范圍不僅是管理類檔案,而是企業的各類檔案。各企業既要關注管理類檔案的管理,更應該管理與業務并舉,各類檔案業務同步發展。

        第十三條

        企業應歸檔紙質文件材料中,有重要修改意見和批示的修改稿及有發文稿紙或文件處理單的,應與文件正本、定稿一并歸檔。

        企業對于無相應紙質或確實無法輸出成紙質的電子文件應納入歸檔范圍并劃分保管期限。

        企業對歸檔的電子文件的元數據要進行相應歸檔。

        本條規定了文件不同稿本和電子文件歸檔的要求,是對第三條、第四條、第七條和第八條的補充說明。

        一是將有重要修改意見和批示的修改稿納入歸檔范圍,這是對第四條中“未經領導審閱和簽發的文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”的補充。

        二是強調將電子文件納入歸檔范圍和要求,尤其是對無法輸出紙質文件的電子文件特別作了強調。這是因為現有的有關電子文件的管理制度、標準、規范在電子文件的歸檔范圍上均表述為參照紙質文件的歸檔范圍,但在企業活動中實際產生大量無對應紙質文件的電子文件,如無法輸出紙質的三維圖形,這些電子文件往往成為歸檔的死角,因此本條特別做出說明。有條件的企業最好能在電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限上下功夫,將電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限進行細化,列出需歸檔的電子文件的名稱或內容,增強操作性,促進企業電子文件的歸檔。

        三是強調了電子文件元數據的歸檔原則,即要與電子文件同時歸檔。電子文件元數據的管理可參照《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46—2009)。

        第十四條

        多個企業聯合召開的會議、聯合研制的產品、聯合建設或研究的項目、聯合行文所形成的文件材料,原件由主辦企業歸檔,其他企業將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

        本條規定了多個單位共同完成的項目、聯合行文產生的文件材料歸檔的原則,即以主辦單位為主歸檔原則。而且也只有在只有一份正本的情況下才適用本條款,如原件有多份,可分別歸檔原件。本條所涉及的聯合研制的產品、聯合建設或研究的項目要與實際工作中產品部件分包、配套區分開來。

        第十五條

        企業應依據本規定和國家及專業相關規定,結合本企業生產組織方式、產品和服務特點,編制本企業的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業應按資產歸屬關系,指導所屬企業根據有關規定規范各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制并審批所屬企業的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

        本條對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作做出了規定,其中包括兩層意思。一是要求各企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時除依據本規定、國家及專業其他相關規定外,要結合本企業的生產組織方式、產品及服務特點,而不是照抄照搬范本和有關規定。

        二是要求凡是有下屬單位的企業除按要求編制公司本部文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表外,還必須指導下屬單位編制各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,并進行審批。在這方面企業所起的作用與檔案行政管理部門相同。

        但需要注意的是企業對下屬單位的業務指導和檔案保管期限表的審查是包括所有的檔案類別,而不僅僅是管理類檔案。但是各級檔案行政管理部門在審查企業集團或總部時則可以進行取舍,可只對管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行審查。

        第十六條

        中央管理的企業(包括國務院國有資產監督管理委員會監管中央企業、金融企業、中央所屬文化企業等)總部的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表,報國家檔案局同意后執行。

        地方國有企業總部編制的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表,報同級檔案行政管理部門同意后執行。

        本條對國有企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表的審查分工進行規范,是各級檔案行政管理部門開展工作的依據。

        審核把關是保證企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表質量的重要措施,是檔案行政管理部門履行監督指導職責的一種方式。本《規定》規定的對國有企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審核是為了加強對國有企業檔案工作的監督和管理。提高檔案質量,是國家檔案資源建設的基礎。

        第十七條

        企業資本結構或主營業務發生較大變化時,應及時修訂和完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

        本條仍舊是對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制方法作出規定,即設定了修訂和完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的條件。這個條件是定性的,具體實施過程中需要各企業根據實際情況掌握,其目的是改變有些企業一份文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表一管十幾年的狀況。

        我國的企業處于快速發展中,在這個過程中,企業在經營范圍、規模、資本結構、治理結構、經營管理工作重點等方面都在發生著變化,這些變化有可能會產生新的文件材料,或改變原有文件材料的名稱,此時如文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表不及時修訂,有可能使原修訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的適應性和規范性降低,在實際歸檔工作中遺漏重要文件材料。一般來說,文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表滿五年應再次修訂。

        第十八條

        企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時,應全面分析和鑒別本企業形成文件材料的現實作用和歷史價值,統籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理要求,準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

        本條要求是保管期限劃定過程中要統籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理要求,如電子檔案由于其存儲密度大、管理成本較低,可適當延長保管期限。

        第十九條

        本規定適用于在中華人民共和國境內注冊設立的企業,在境外經營的企業,由企業總部參照本規定提出實施要求;科技事業單位可參照執行。

        關于《規定》適用的企業范圍是所有在中華人民共和國境內注冊設立的企業,包括不同所有制、不同規模、不同產品的企業,但對非國有企業不強制要求審查。國內機構在境外經營的企業由國內機構參照《規定》提出實施要求。鑒于目前尚未制定針對事業單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定,科技事業單位可參照本《規定》執行,這也是考慮到科技事業單位活動在本質上與企業基本相同的實際。

        第二十條

        本規定由國家檔案局負責解釋。

        本條規定了《規定》的解釋權,即由國家檔案局負責解釋。國家檔案局負責法規解釋事務的一般是政策法規司,具體到企業檔案業務工作也可咨詢經濟科技檔案業務指導司。

        第二十一條

        本規定自2013年2月1日起施行。

        根據《立法法》,一份規章施行前必須提前一個月公布,即施行必須在公布后的至少一個月,因此,本規定生效時間為2013年2月1日。

        企業在具體實施過程中不必拘泥于生效日期,而是在充分做好準備、將本企業的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制完成并經上級部門同意執行后開始在本企業實施。由于在保管期限設置上改革較大,實施過程中一定要做好有關銜接和準備工作,不要在同一年度中同一類型的檔案保管期限既有三分法又有標時制。

         

        文章來源綜合國家檔案局官網、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》講解;轉載蘭臺之家!版權歸原作者所有;如有侵權請聯系及時進行刪除!點個關注不迷路!帶你了解更多“檔案小知識、檔案管理系統”檔案管理專業相關政策信息!


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