前 言
本標準代替GB/T 13961- 1992%全宗單》。
本標準與GB/T 13967-1992相比主要變化如下:
標準的總體編排和結構按GB/T1.1-2000進行了修改;增加了前言:
修改了全宗單封頁和正頁尺寸;
正文和附錄中去掉“全宗卡片報送情況"項目
本標準的附錄A.附錄B.附錄C是資料性附錄。
本標準由國家檔案局提出并歸口。
本標準起草單位:國家檔案局
本標準主要起草人:王紹忠、宋揚、丁德勝、
本標準于1992年12月17日首次發布。
1范圍
本標準規定了全宗單的內容構成、格式及欄目填寫方法。
本標準適于各級各類檔案館，檔案室可參照執行。
2規范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注H期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準.然面，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB/T 7408 2005 數據元和交換格式 信息交換日期 和時間表示法(I5O 86012000.1DT)3術語和定義
3術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
3.1全宗archives fond
一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。
4全宗單內容格式
4.1全宗單是以表格的形式反映全宗基本情況、全宗內檔案成分與數量的統計文件。4.2全宗單的內容由全宗情況介紹和檔案數量統計兩部分構成。
5全宗單格式
全宗單設封面和正頁，
5.1全宗單封面格式
5.1.1封面用紙幅面尺寸規格為A4型297 mmX210 mmn(長x寬)
5.1.2全宗單封面頁項目
5.1.2.1名稱:全宗單，
5.1.2.2全宗號:館編數字字號或代宇加數字字號
5.1.2.3 編制單位:編制全宗單的檔案館或其他性案保營單位名稱，
5.1.3 全宗單封面項日位置見附城A
5.2全宗單正頁格式
5.2.1全宗單正頁用紙暢向人 規橋件于封商用紙福血心中
5.22全宗單正頁山 全宗情況介價表格和檔案數勵規計農格組成，
5.2.3全家情況介紹農格圖文區規格為207 o 165 inkm
5.2.4全宗情況介紹表格:
1白邊(天頭)寬3 mi
下自邊(地制>寬10mm二0.3m
左自邊()020mm mm
有自邊(翻江口)克1.mm mm
5.2.5檔案數量統計表格圖 文區尺寸規格為267 mmX 170 mm(長X寬)。
5.2.6檔案 數量統計表格:
上白邊(天頭)寬30 mm士0.5 mm。
下白邊(地腳)寬10 mm士0.5 mm。
左白邊(訂口)寬20 mm士0.5 mm。
右白邊(翻口)寬10 mm士0.5 mm。
5.2.7表格內各欄目格式與尺寸 見附錄B和附錄C.
6全宗單欄目及其填寫方法
6.1 全宗情況介紹
全宗情況介紹欄目包括:全宗名稱、全宗名稱起止日期、原全宗號、檢索工具編制種類、縮微機應用情況、備注。
6.1.1 全宗名稱
6.1.1.1全宗名稱應填寫全稱或規范化簡稱。
6.1.1.2 全宗名稱(所有曾用名稱)按時間順序分別填寫。
6.1.1.3中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗名稱的書寫上應加必要的定語或說明。例:1.國民政府教育部
2.密云縣政府(民園)
3.國民政府(王偽)外交部
4.禮部(清)
將中正(民國)
6.1.2起止日期
一般采用公元紀年填寫，必要時可以使用朝年或其他歷法年號。 使用公元紀年年號時按GB/T 7408 2005 的規定填寫，起止年度之間加“心”。
6.1.3 檢索工具編制種類
填寫全宗有哪些類型的檢索工具。
6.1.4 縮微及信息化狀況
全宗檔案縮微復制的數量、檔案數字化的數量及使用計算機存儲、檢索等情況。
6.1.5備注
需要對本全宗說明的其他事項。
6.2市檔案數量統計
6.2.1 登記日期
收進或移出(移交或鑒定后銷毀)檔案的時間。域寫方法參見6.1.2.
6.2.2接收或移交單位名稱應填寫全稱或規范化通用簡稱.禁用曾用名稱。
6.2.3檔案類別
按檔案的不同門類.不同載體順序填寫
6.2.4 保管期限
按國家有關規定劃分為永久定期兩種。其中定期可分為 30年.10年，
6.2.5 收進檔案數量
按檔業類別分別壩寫收進已編目書案和未面目哲案的政勵填寫內容包括，文 書藥案的案在數
GB/T 13967- 2008
和上架排列長度(米)、科技檔案的卷數和底圖的張數、聲像檔案(影片檔案)的盒(盤)數和照片檔案(底片)的張數及其他專業檔案(城建檔案、會計檔案、地名檔案、人口普查檔案、藝術檔案等)和各種資料的卷(冊、盒)數。
6.2.6 移出檔案數量
按檔案類別填寫移出(移交或鑒定后銷毀)已編目檔案和未編目檔案的數量。填寫內容參見6.2.5。6.2.7 現有檔案數量
按檔案類別分別填寫收人數減去移出后結存的已編目檔案和未編目檔案數量，填寫內容參見6.2.5.
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